Pulpit Pracownika i Pulpit Kierownika

Kto jest dzisiaj nieobecny? Kto planuje urlop w przyszłym tygodniu? Czy wniosek pracownika czeka jeszcze na akceptację? Jak wygląda sytuacja w całym zespole? Kierownik potrzebuje takich informacji, żeby sprawnie zarządzać pracą ludzi. Problem pojawia się wtedy, gdy za każdym razem musi szukać ich w wiadomościach, dodatkowych plikach albo pytać dział kadr. W efekcie prosty proces zaczyna angażować kilka osób. Pracownik wysyła wniosek, dział kadr przekazuje informację, kierownik podejmuje decyzję, a później dane trzeba jeszcze odpowiednio uwzględnić w procesie kadrowym.

Pulpit Kierownika enova365 pozwala uporządkować ten obieg. Osoba zarządzająca może otrzymać dostęp do informacji dotyczących swojego zespołu oraz obsługiwać wybrane procesy pracownicze w jednym miejscu. Dzięki temu nie musi za każdym razem angażować działu kadr tylko po to, żeby uzyskać informację potrzebną do podjęcia decyzji.

Czym jest Pulpit Kierownika enova365?

Pulpit Kierownika enova365 to rozwiązanie przeznaczone dla osób zarządzających pracownikami. Jego zadaniem jest udostępnienie kierownikowi tych danych i funkcji, których potrzebuje do obsługi swojego zespołu, bez konieczności zapewniania mu dostępu do całego systemu kadrowo-płacowego.

To istotna różnica.

Kierownik nie musi znać programu używanego przez dział kadr ani mieć dostępu do wszystkich danych znajdujących się w systemie. Potrzebuje natomiast informacji związanych z pracownikami, za których odpowiada, oraz możliwości realizowania działań wynikających z jego roli.

Pulpit Kierownika staje się więc miejscem łączącym procesy pracownicze z zarządzaniem zespołem. Informacja nie musi być za każdym razem ręcznie przekazywana pomiędzy pracownikiem, przełożonym i działem kadrowym.

Obsługa wniosków pracowników bez maili i papierowych dokumentów

Wnioski pracownicze są jednym z najlepszych przykładów procesu, który można znacznie uporządkować. Pracownik chce skorzystać z urlopu. W tradycyjnym modelu wysyła wiadomość albo przekazuje dokument. Informacja trafia do przełożonego, który musi podjąć decyzję. Następnie decyzja powinna zostać przekazana dalej, a odpowiednie dane uwzględnione w procesach kadrowych. Przy jednej osobie taki sposób działania może wydawać się wystarczający. Przy kilkudziesięciu pracownikach i wielu wnioskach w miesiącu zaczyna jednak generować dużą liczbę wiadomości i dodatkowych czynności. Pulpit Kierownika enova365 pozwala przenieść obsługę takich spraw do uporządkowanego środowiska. Kierownik widzi wnioski wymagające jego działania i może realizować odpowiednie czynności zgodnie z procesem przyjętym w organizacji. Nie trzeba więc szukać wiadomości w skrzynce, zastanawiać się, czy dana sprawa została już obsłużona, ani ręcznie informować kolejnych osób o podjętej decyzji.

Informacje o nieobecnościach zespołu w jednym miejscu

Dostęp do informacji o nieobecnościach jest potrzebny kierownikowi nie dlatego, że zajmuje się kadrami, ale dlatego, że odpowiada za organizację pracy zespołu. Jeżeli kilka osób planuje urlop w podobnym terminie, może to mieć wpływ na możliwość realizacji zadań. Podobnie jest w przypadku innych nieobecności. Kierownik powinien mieć dostęp do informacji potrzebnych do podejmowania decyzji organizacyjnych bez konieczności każdorazowego kontaktowania się z działem HR. To właśnie tutaj Pulpit Kierownika enova365 może znacząco usprawnić codzienną pracę.

Zamiast pytać: „Kto jest wtedy na urlopie?” albo „Czy ta osoba będzie dostępna?”, kierownik może korzystać z danych udostępnionych mu zgodnie z jego rolą.

Ma to znaczenie również dla samego działu kadrowego. Jedno pytanie o nieobecność zajmuje niewiele czasu. Jeżeli jednak firma ma wielu kierowników, a każdy z nich regularnie potrzebuje podobnych informacji, liczba zapytań szybko rośnie.

Dostęp do właściwych danych bez pośrednictwa działu kadr ogranicza tę niepotrzebną komunikację.

Pulpit Kierownika a ewidencja czasu pracy

Nieobecności są tylko jednym z elementów szerszego procesu związanego z organizacją i rozliczaniem czasu pracy. W zależności od sposobu działania firmy kierownicy mogą uczestniczyć w planowaniu, weryfikowaniu lub zatwierdzaniu informacji dotyczących pracowników. Jeżeli dane są przekazywane w osobnych arkuszach i wiadomościach, dział kadrowo-płacowy musi później zebrać je i przygotować do dalszego wykorzystania. To jeden z powodów, dla których warto patrzeć na Pulpit Kierownika nie jak na osobną funkcję, ale jako element całego środowiska kadrowego. Im wcześniej informacja trafia do uporządkowanego procesu, tym mniej ręcznej pracy potrzeba na kolejnych etapach.

Szerzej ten problem opisujemy w artykule „Ewidencja czasu pracy i nieobecności pracowników – jak uporządkować ją w jednym systemie?”. Pokazujemy w nim, dlaczego rozproszone dane dotyczące urlopów, nadgodzin i innych nieobecności utrudniają późniejsze rozliczanie czasu pracy.

Kierownik powinien podejmować decyzje, a nie szukać danych

Dostęp do informacji ma jeszcze jeden wymiar. Kierownik potrzebuje danych przede wszystkim po to, żeby na ich podstawie podejmować decyzje. Jeżeli przed każdą decyzją musi najpierw napisać wiadomość do działu kadr, poczekać na odpowiedź i dopiero wtedy wrócić do sprawy, proces niepotrzebnie się wydłuża. Podobnie wygląda sytuacja, kiedy informacje znajdują się w kilku niezależnych plikach. Teoretycznie kierownik ma dostęp do danych, ale najpierw musi je znaleźć, porównać i sprawdzić, czy nadal są aktualne. Pulpit Kierownika pozwala zmienić ten model pracy. Odpowiednie informacje mogą być dostępne w ramach rozwiązania połączonego z enova365, czyli systemem, w którym obsługiwane są procesy kadrowo-płacowe.

Dzięki temu kierownik nie musi być pośrednikiem w przepisywaniu danych ani szukać informacji w wielu miejscach. Może skoncentrować się na tym, do czego dane są mu rzeczywiście potrzebne – zarządzaniu zespołem.

Pulpit Kierownika i Pulpit Pracownika – dwa elementy jednego procesu

Największy efekt pojawia się wtedy, gdy spojrzymy na proces z perspektywy wszystkich jego uczestników. Pracownik potrzebuje możliwości załatwienia swojej sprawy. Kierownik powinien mieć możliwość wykonania działania wynikającego z jego roli. Dział kadr potrzebuje natomiast kompletnych i uporządkowanych informacji do dalszej obsługi. Dlatego Pulpit Kierownika naturalnie uzupełnia Pulpit Pracownika enova365. Pracownik może rozpocząć określony proces po swojej stronie. Jeżeli wymagana jest decyzja przełożonego, kierownik otrzymuje sprawę do obsługi. Informacja nie musi krążyć pomiędzy skrzynkami mailowymi, dokumentami i dodatkowymi zestawieniami.

O możliwościach samoobsługi po stronie pracownika piszemy szerzej w artykule „Pulpit Pracownika enova365 – co może zrobić pracownik bez kontaktu z działem kadr?”.

Dopiero zestawienie obu perspektyw dobrze pokazuje, że nie chodzi wyłącznie o wygodniejszy sposób składania wniosku. Chodzi o zmianę całego przepływu informacji pomiędzy pracownikiem, przełożonym i działem kadrowym.

Co zyskuje dział kadr dzięki Pulpitowi Kierownika?

Na pierwszy rzut oka Pulpit Kierownika jest rozwiązaniem przede wszystkim dla osób zarządzających. W praktyce może jednak odciążyć również specjalistów ds. kadr i płac. Jeżeli kierownik może samodzielnie uzyskać potrzebne informacje dotyczące swojego zespołu, nie musi pytać o nie działu HR. Jeżeli wnioski trafiają do niego zgodnie z określonym procesem, pracownik kadr nie musi ręcznie pilnować ich przekazywania. Jeżeli decyzja jest rejestrowana w systemie, nie trzeba jej później przepisywać z wiadomości e-mail. Pojedyncza czynność może oznaczać oszczędność zaledwie kilku minut. W skali całej organizacji takich czynności mogą być jednak setki. Dlatego automatyzacja procesów kadrowych powinna obejmować nie tylko działania wykonywane bezpośrednio przez dział HR. Warto sprawdzić cały przepływ informacji i zobaczyć, gdzie specjaliści kadrowi są angażowani wyłącznie dlatego, że inna osoba nie ma odpowiedniego dostępu do danych lub funkcji.

Więcej takich obszarów pokazujemy w artykule „Jak zautomatyzować kadry i płace? 7 procesów, których nie trzeba wykonywać ręcznie”.

Dostęp do informacji nie oznacza dostępu do wszystkich danych kadrowych

W przypadku systemów kadrowych bardzo ważna jest kwestia uprawnień. Kierownik potrzebuje informacji o swoim zespole, ale nie oznacza to, że powinien mieć dostęp do całej bazy kadrowej firmy. Dlatego rozwiązanie powinno być skonfigurowane zgodnie ze strukturą organizacji oraz zakresem odpowiedzialności poszczególnych użytkowników. Kierownik otrzymuje dostęp do danych i funkcji potrzebnych do wykonywania jego obowiązków. Pracownik korzysta z informacji dotyczących jego spraw. Specjaliści kadrowo-płacowi pracują natomiast w znacznie szerszym zakresie systemu. Dobrze zaprojektowane uprawnienia pozwalają więc połączyć dwie potrzeby: łatwy dostęp do informacji oraz kontrolę nad tym, kto może je zobaczyć i jakie działania może wykonać. To szczególnie istotne w większych organizacjach, w których funkcjonuje wielu kierowników, kilka poziomów zarządzania czy rozbudowana struktura działów.

Pulpit Kierownika jako element automatyzacji procesów

Sam dostęp do danych to tylko część możliwości uporządkowania pracy. W wielu organizacjach problemem są również procesy, które wymagają przekazywania zadań pomiędzy kolejnymi osobami. W takich sytuacjach znaczenie ma odpowiednie zaprojektowanie obiegu informacji. Nie każda sprawa powinna trafiać do wszystkich osób zarządzających. Nie każda decyzja wymaga udziału działu kadr. Nie każdą wiadomość trzeba ręcznie przekazywać dalej. W bardziej rozbudowanych procesach można wykorzystać także Workflow enova365, który wspiera automatyzację obiegu zadań i informacji. Warto przy tym pamiętać o jednej zasadzie: automatyzacja powinna wynikać z dobrze zaprojektowanego procesu. Najpierw trzeba określić, kto rzeczywiście powinien wykonać daną czynność, a dopiero później przenieść ten schemat do systemu.

W artykule „Nie trać czasu osób zarządzających w firmie – jak Workflow w enova365 angażuje osoby decyzyjne tylko wtedy, gdy to konieczne” pokazujemy szerzej, dlaczego osoby zarządzające powinny pojawiać się w procesie przede wszystkim wtedy, gdy rzeczywiście potrzebna jest ich decyzja.

Pulpit Kierownika enova365 w praktyce

Lista funkcji nie zawsze pokazuje, jak bardzo dane rozwiązanie może zmienić codzienną pracę. Dlatego warto zobaczyć cały proces: od działania wykonanego przez pracownika, przez obsługę po stronie kierownika, aż po wykorzystanie informacji w systemie enova365.

Przygotowaliśmy materiał wideo, w którym pokazujemy Pulpit Kierownika i Pulpit Pracownika w praktyce.

Możesz zobaczyć, jak wyglądają te rozwiązania i ocenić, czy podobny sposób organizacji procesów sprawdziłby się również w Twojej firmie.

Zapisz się i otrzymaj dostęp do filmu o Pulpicie Kierownika i Pulpicie Pracownika enova365.

Czy Pulpit Kierownika enova365 sprawdzi się w Twojej firmie?

Warto zacząć od przyjrzenia się codziennej pracy kierowników.

Jak często pytają dział kadr o nieobecności swoich pracowników? W jaki sposób otrzymują wnioski do akceptacji? Czy korzystają z dodatkowych arkuszy? Czy informacje o zespole znajdują się w jednym miejscu? Czy dział HR musi ręcznie przekazywać im dane, które już posiada w systemie?

Jeżeli odpowiedzi pokazują, że pomiędzy kierownikami a działem kadr każdego dnia krąży wiele wiadomości, plików i prostych zapytań, problemem może nie być sama liczba obowiązków. Problemem może być sposób organizacji przepływu informacji.

Pulpit Kierownika enova365 pozwala przenieść część tych działań do uporządkowanego środowiska i udostępnić osobom zarządzającym narzędzia dopasowane do ich roli.

Dzięki temu pracownik może samodzielnie rozpocząć swoją sprawę, kierownik może podjąć decyzję, a dział kadr nie musi być ręcznym pośrednikiem na każdym etapie.

Chcesz zobaczyć, jak może wyglądać taki proces? Pobierz materiał wideo o Pulpicie Pracownika i Pulpicie Kierownika enova365.

Jeśli po obejrzeniu filmu będziesz chcieć sprawdzić możliwości wdrożenia rozwiązania w swojej organizacji, skontaktuj się z MAR-KOM. Przyjrzymy się obecnemu obiegowi wniosków i informacji oraz pokażemy, jak enova365 może usprawnić współpracę pomiędzy pracownikami, kierownikami i działem kadrowym.

„Ile zostało mi urlopu?”, „Czy mój wniosek został zaakceptowany?”, „Gdzie znajdę mój dokument?”, „Czy mogę zmienić swoje dane?”, „Do kogo mam wysłać wniosek?”

Każde z tych pytań z osobna zajmuje działowi kadr kilka minut. Problem zaczyna się wtedy, gdy podobnych wiadomości, telefonów i próśb pojawia się kilkanaście albo kilkadziesiąt dziennie.

Przy większej liczbie pracowników dział kadrowy może poświęcać sporą część czasu na przekazywanie informacji, które znajdują się już w systemie, obsługę prostych wniosków i odpowiadanie na powtarzalne pytania. Specjaliści zamiast zajmować się zadaniami wymagającymi ich wiedzy stają się pośrednikami pomiędzy pracownikiem a informacją.

Pulpit Pracownika enova365 pozwala zmienić ten model. Daje pracownikowi dostęp do wybranych danych i funkcji związanych z jego zatrudnieniem, dzięki czemu wiele codziennych spraw może załatwić samodzielnie, bez każdorazowego kontaktowania się z działem kadr.

Nie oznacza to oczywiście, że dział HR przestaje być potrzebny. Chodzi o coś zupełnie innego: specjalista powinien być angażowany wtedy, gdy rzeczywiście potrzebna jest jego wiedza, a nie wtedy, gdy pracownik chce sprawdzić informację, do której może mieć bezpieczny dostęp w systemie.

Czym jest Pulpit Pracownika enova365?

Pulpit Pracownika jest rozwiązaniem pozwalającym pracownikowi korzystać z wybranych informacji i procesów pracowniczych bez konieczności bezpośredniej pracy w podstawowym interfejsie systemu enova365.

To ważne, ponieważ pracownik nie potrzebuje dostępu do całego systemu kadrowo-płacowego. Potrzebuje dostępu do tych informacji i funkcji, które dotyczą jego samego oraz spraw, które może załatwić samodzielnie.

W praktyce Pulpit Pracownika tworzy przestrzeń do samoobsługi pracowniczej. Zamiast pytać dział kadr o każdą informację lub przesyłać kolejne dokumenty i wnioski tradycyjnymi kanałami, pracownik może realizować dostępne dla niego czynności bezpośrednio w rozwiązaniu powiązanym z enova365.

Korzyść jest więc obustronna. Pracownik zyskuje łatwiejszy dostęp do swoich spraw, a dział kadr może ograniczyć liczbę prostych, powtarzalnych czynności.

Pracownik może samodzielnie składać wnioski

Jednym z najlepszych przykładów procesu, który nie musi rozpoczynać się od wiadomości do działu kadr, są wnioski pracownicze.

W tradycyjnym modelu pracownik zgłasza potrzebę urlopu, przekazuje informację przełożonemu albo do działu HR, następnie czeka na akceptację i często później dopytuje, czy jego wniosek został już rozpatrzony.

Przy jednej osobie nie wydaje się to dużym problemem. Przy stu pracownikach podobne sytuacje powtarzają się przez cały rok.

Pulpit Pracownika pozwala przenieść część tego procesu do systemu. Pracownik może zainicjować odpowiedni wniosek, a dalsza obsługa odbywa się zgodnie z przyjętym w organizacji procesem.

Dzięki temu dział kadr nie musi pełnić funkcji osoby, która ręcznie przekazuje informacje pomiędzy pracownikiem a przełożonym.

To dobry przykład automatyzacji, która nie polega na zastępowaniu człowieka. System po prostu przejmuje czynności organizacyjne, które wcześniej wymagały dodatkowych wiadomości, dokumentów i pilnowania kolejnych etapów.

Informacje o urlopach bez kolejnego pytania do kadr

Stan urlopu to jedna z tych informacji, o które pracownicy naturalnie pytają. Chcą wiedzieć, ile dni mają do wykorzystania i jaki jest status złożonego wniosku.

Jeżeli jedyną drogą uzyskania odpowiedzi jest kontakt z działem kadr, każde takie pytanie generuje kolejne zadanie.

Pracownik pisze wiadomość. Specjalista otwiera system, sprawdza dane, przygotowuje odpowiedź i wraca do wcześniejszego zadania. Sama czynność może zająć tylko kilka minut, ale wykonywana wielokrotnie w ciągu tygodnia zaczyna realnie wpływać na organizację pracy.

Samoobsługa pracownicza pozwala odwrócić tę sytuację. Jeżeli informacja może zostać bezpiecznie udostępniona pracownikowi w Pulpicie Pracownika enova365, nie ma potrzeby angażowania kolejnej osoby tylko po to, aby ją odczytała i przekazała dalej.

Właśnie dlatego Pulpit Pracownika warto traktować nie tylko jako dodatkową funkcję systemu, ale jako sposób na zmianę organizacji pracy pomiędzy pracownikiem a działem kadrowym.

Dostęp do własnych danych i dokumentów

Podobna zasada dotyczy informacji związanych z zatrudnieniem oraz dokumentów udostępnianych pracownikowi.

Jeżeli każda potrzeba uzyskania informacji kończy się wiadomością do działu kadr, specjalista ponownie staje się pośrednikiem. Musi odszukać odpowiednie dane lub dokument i przekazać go właściwej osobie.

Pulpit Pracownika pozwala udostępnić pracownikowi wybrane informacje dotyczące jego zatrudnienia zgodnie z zakresem przewidzianym przez organizację.

Ma to znaczenie również z perspektywy komfortu pracownika. Nie musi zastanawiać się, do kogo napisać, czekać na odpowiedź czy uzależniać dostępu do informacji od godzin pracy konkretnej osoby.

Jednocześnie dostęp może być kontrolowany zgodnie z rolą użytkownika. Pracownik nie otrzymuje dostępu do danych całej organizacji – korzysta z informacji i funkcji przeznaczonych dla niego.

Aktualizacja danych nie musi zaczynać się od wiadomości e-mail

Kolejnym przykładem są zmiany danych pracowniczych.

W wielu organizacjach proces wygląda bardzo tradycyjnie: pracownik informuje dział kadr o zmianie, a następnie specjalista musi wykonać odpowiednie czynności w systemie. Jeżeli informacja została przekazana w wiadomości, pojawia się również ryzyko jej przeoczenia albo konieczność powrotu do niej w późniejszym terminie.

Im więcej podobnych procesów funkcjonuje poza głównym systemem, tym trudniej utrzymać spójny przepływ danych.

Pulpit Pracownika pozwala część takich działań przenieść do uporządkowanego procesu. W zależności od konfiguracji rozwiązania i przyjętych zasad pracownik może uczestniczyć w aktualizacji dotyczących go informacji, a zmiany mogą podlegać odpowiedniej weryfikacji.

To szczególnie ważne w większych organizacjach. Jeśli firma zatrudnia kilkuset pracowników, nawet proste zmiany danych generują w skali roku dużą liczbę operacji administracyjnych.

Pulpit Pracownika pomaga uporządkować ewidencję czasu pracy i nieobecności

Samoobsługa pracownicza ma również znaczenie w procesach związanych z czasem pracy.

Urlopy, inne nieobecności, harmonogramy czy informacje potrzebne do późniejszych rozliczeń powinny tworzyć spójny proces, a nie funkcjonować jako niezależne wiadomości, dokumenty i arkusze.

Im więcej danych powstaje poza systemem, tym więcej pracy trzeba później wykonać, aby przygotować je do wykorzystania przez dział kadrowo-płacowy.

Dlatego w artykule „Ewidencja czasu pracy i nieobecności pracowników – jak uporządkować ją w jednym systemie?” pokazujemy szerzej, dlaczego sposób zbierania informacji ma znaczenie dla całego późniejszego procesu kadrowego.

Pulpit Pracownika może być jednym z elementów takiego uporządkowanego środowiska. Pracownik wykonuje określone czynności po swojej stronie, a dane mogą być dalej wykorzystywane w procesach obsługiwanych w enova365.

Co na tym zyskuje dział kadr?

Największą korzyścią nie jest samo przeniesienie wniosku z papieru do systemu. Znacznie ważniejsze jest ograniczenie liczby sytuacji, w których specjalista ds. kadr musi wykonywać czynność niewymagającą jego wiedzy.

Jeżeli pracownik może sam sprawdzić dostępną dla niego informację, nie musi pytać o nią kadr. Jeżeli może zainicjować wniosek w systemie, nie musi wysyłać wiadomości. Jeżeli proces akceptacji jest uporządkowany, dział HR nie musi ręcznie pilnować każdego jego etapu.

Przy kilku pracownikach różnica może być niewielka. Przy kilkudziesięciu, kilkuset lub kilku tysiącach osób każda powtarzalna czynność zaczyna mieć znaczenie.

Właśnie dlatego samoobsługa pracownicza jest jednym z obszarów, które warto przeanalizować podczas automatyzacji działu kadrowo-płacowego.

W artykule „Jak zautomatyzować kadry i płace? 7 procesów, których nie trzeba wykonywać ręcznie” pokazujemy również inne procesy, w których odpowiednio skonfigurowany system może ograniczyć liczbę ręcznie wykonywanych operacji.

A co z kierownikiem? Pulpit Pracownika to tylko część procesu

W procesach kadrowych często uczestniczą trzy strony: pracownik, jego przełożony oraz dział kadr.

Pracownik składa wniosek. Kierownik powinien podjąć decyzję. Dział kadr potrzebuje odpowiedniej informacji do dalszej obsługi procesu.

Jeżeli każda z tych osób komunikuje się za pomocą wiadomości e-mail, nawet prosta sprawa może wygenerować kilka dodatkowych czynności.

Dlatego obok Pulpitu Pracownika funkcjonuje również Pulpit Kierownika, który wspiera osoby zarządzające zespołami. Kierownik może korzystać z informacji i procesów odpowiadających jego roli, dzięki czemu również on nie musi za każdym razem zwracać się do działu kadr.

W efekcie nie automatyzujemy pojedynczej czynności, ale możemy uporządkować przepływ informacji pomiędzy trzema stronami procesu.

Jeżeli chcesz zobaczyć, jak Pulpit Pracownika i Pulpit Kierownika enova365 wyglądają w praktyce, przygotowaliśmy materiał wideo, w którym pokazujemy działanie tych rozwiązań.

Zapisz się i pobierz bezpłatny materiał o Pulpicie Pracownika i Pulpicie Kierownika enova365.

Samoobsługa pracownicza nie oznacza braku kontroli

Czasami możliwość samodzielnego wykonywania części czynności przez pracowników może budzić obawę, że dział kadr straci kontrolę nad procesami lub danymi.

Samoobsługa nie oznacza jednak dowolności.

To organizacja określa, jakie informacje i funkcje powinny być dostępne dla konkretnych użytkowników oraz jak powinien przebiegać dany proces. Jeżeli określona czynność wymaga akceptacji kierownika lub weryfikacji, można uwzględnić taki etap w sposobie działania rozwiązania.

Dzięki temu pracownik zyskuje samodzielność tam, gdzie jest ona uzasadniona, ale proces nadal przebiega według ustalonych zasad.

To podejście jest szczególnie istotne podczas automatyzacji procesów. Nie chodzi o to, żeby wyeliminować człowieka z każdego etapu. Chodzi o to, żeby angażować odpowiednią osobę wtedy, kiedy jej działanie rzeczywiście jest potrzebne.

W szerszych procesach organizacyjnych można wykorzystać również Workflow enova365, który pomaga projektować obieg zadań, informacji i decyzji zgodnie z zasadami przyjętymi w firmie.

Mniej pytań do kadr to więcej czasu na pracę wymagającą wiedzy

Dział kadrowo-płacowy nie powinien być traktowany jak wewnętrzna infolinia.

Specjaliści posiadają wiedzę, która jest potrzebna przy rozliczeniach, interpretacji przepisów, nietypowych sytuacjach pracowniczych czy kontroli poprawności danych. Jeśli dużą część dnia zajmuje im odpowiadanie na pytania, które system mógłby obsłużyć bez ich udziału, firma nie wykorzystuje efektywnie ich kompetencji.

Samoobsługa pracownicza pozwala zmienić proporcje.

Proste sprawy mogą być realizowane przez pracowników samodzielnie, natomiast dział kadr pozostaje odpowiedzialny za procesy wymagające specjalistycznej wiedzy i kontroli.

To także jeden ze sposobów ograniczania błędów. Im mniej informacji trzeba ręcznie przepisywać i przekazywać pomiędzy kolejnymi osobami, tym mniej miejsc, w których może pojawić się przypadkowa pomyłka.

Szerzej ten temat omawiamy w artykule „Błędy w naliczaniu wynagrodzeń – skąd się biorą i jak ograniczyć ich ryzyko?”.

Czy Pulpit Pracownika enova365 sprawdzi się w każdej firmie?

Największe korzyści są widoczne tam, gdzie powtarzalnych procesów jest dużo. Im większy zespół, tym większa liczba wniosków, pytań, zmian danych i spraw pracowniczych.

Nie oznacza to jednak, że rozwiązanie ma sens wyłącznie w dużych przedsiębiorstwach.

Również rozwijająca się firma może dojść do momentu, w którym dotychczasowy sposób komunikacji zaczyna utrudniać pracę. Skrzynki mailowe zastępują procesy, pracownicy nie wiedzą, gdzie szukać informacji, a dział kadr odpowiada wielokrotnie na te same pytania.

To dobry moment, żeby zastanowić się, które sprawy rzeczywiście wymagają kontaktu ze specjalistą, a które pracownik mógłby załatwić samodzielnie.

Pulpit Pracownika enova365 nie powinien być więc wdrażany tylko dlatego, że posiada określony zestaw funkcji. Najpierw warto przeanalizować sposób działania organizacji, a następnie dobrać rozwiązanie do rzeczywistych procesów.

Zobacz Pulpit Pracownika i Pulpit Kierownika enova365 w praktyce

Opis funkcji to jedno. Znacznie łatwiej ocenić przydatność rozwiązania, kiedy można zobaczyć, jak działa ono w praktyce.

Dlatego przygotowaliśmy materiał poświęcony Pulpitowi Pracownika i Pulpitowi Kierownika enova365. Pokazujemy w nim możliwości tych rozwiązań i sposób, w jaki mogą usprawnić codzienną komunikację pomiędzy pracownikami, kierownikami i działem kadrowym.

Jeżeli w Twojej firmie pracownicy regularnie pytają dział kadr o urlopy, dokumenty i podstawowe informacje, a część procesów nadal odbywa się przez e-mail lub na papierze, zobacz, jak można zorganizować je inaczej.

Przejdź do materiału o Pulpicie Pracownika i Pulpicie Kierownika enova365 i zapisz się, aby otrzymać dostęp do filmu.

A jeśli po obejrzeniu materiału będziesz chcieć sprawdzić, jak takie rozwiązanie można wdrożyć w Twojej organizacji, skontaktuj się z MAR-KOM. Przyjrzymy się obecnym procesom i pokażemy, jak wykorzystać enova365, aby ograniczyć powtarzalną pracę działu kadr i dać pracownikom dostęp do tych spraw, które mogą obsługiwać samodzielnie.