Kto jest dzisiaj nieobecny? Kto planuje urlop w przyszłym tygodniu? Czy wniosek pracownika czeka jeszcze na akceptację? Jak wygląda sytuacja w całym zespole? Kierownik potrzebuje takich informacji, żeby sprawnie zarządzać pracą ludzi. Problem pojawia się wtedy, gdy za każdym razem musi szukać ich w wiadomościach, dodatkowych plikach albo pytać dział kadr. W efekcie prosty proces zaczyna angażować kilka osób. Pracownik wysyła wniosek, dział kadr przekazuje informację, kierownik podejmuje decyzję, a później dane trzeba jeszcze odpowiednio uwzględnić w procesie kadrowym.
Pulpit Kierownika enova365 pozwala uporządkować ten obieg. Osoba zarządzająca może otrzymać dostęp do informacji dotyczących swojego zespołu oraz obsługiwać wybrane procesy pracownicze w jednym miejscu. Dzięki temu nie musi za każdym razem angażować działu kadr tylko po to, żeby uzyskać informację potrzebną do podjęcia decyzji.
Czym jest Pulpit Kierownika enova365?
Pulpit Kierownika enova365 to rozwiązanie przeznaczone dla osób zarządzających pracownikami. Jego zadaniem jest udostępnienie kierownikowi tych danych i funkcji, których potrzebuje do obsługi swojego zespołu, bez konieczności zapewniania mu dostępu do całego systemu kadrowo-płacowego.
To istotna różnica.
Kierownik nie musi znać programu używanego przez dział kadr ani mieć dostępu do wszystkich danych znajdujących się w systemie. Potrzebuje natomiast informacji związanych z pracownikami, za których odpowiada, oraz możliwości realizowania działań wynikających z jego roli.
Pulpit Kierownika staje się więc miejscem łączącym procesy pracownicze z zarządzaniem zespołem. Informacja nie musi być za każdym razem ręcznie przekazywana pomiędzy pracownikiem, przełożonym i działem kadrowym.
Obsługa wniosków pracowników bez maili i papierowych dokumentów
Wnioski pracownicze są jednym z najlepszych przykładów procesu, który można znacznie uporządkować. Pracownik chce skorzystać z urlopu. W tradycyjnym modelu wysyła wiadomość albo przekazuje dokument. Informacja trafia do przełożonego, który musi podjąć decyzję. Następnie decyzja powinna zostać przekazana dalej, a odpowiednie dane uwzględnione w procesach kadrowych. Przy jednej osobie taki sposób działania może wydawać się wystarczający. Przy kilkudziesięciu pracownikach i wielu wnioskach w miesiącu zaczyna jednak generować dużą liczbę wiadomości i dodatkowych czynności. Pulpit Kierownika enova365 pozwala przenieść obsługę takich spraw do uporządkowanego środowiska. Kierownik widzi wnioski wymagające jego działania i może realizować odpowiednie czynności zgodnie z procesem przyjętym w organizacji. Nie trzeba więc szukać wiadomości w skrzynce, zastanawiać się, czy dana sprawa została już obsłużona, ani ręcznie informować kolejnych osób o podjętej decyzji.
Informacje o nieobecnościach zespołu w jednym miejscu
Dostęp do informacji o nieobecnościach jest potrzebny kierownikowi nie dlatego, że zajmuje się kadrami, ale dlatego, że odpowiada za organizację pracy zespołu. Jeżeli kilka osób planuje urlop w podobnym terminie, może to mieć wpływ na możliwość realizacji zadań. Podobnie jest w przypadku innych nieobecności. Kierownik powinien mieć dostęp do informacji potrzebnych do podejmowania decyzji organizacyjnych bez konieczności każdorazowego kontaktowania się z działem HR. To właśnie tutaj Pulpit Kierownika enova365 może znacząco usprawnić codzienną pracę.
Zamiast pytać: „Kto jest wtedy na urlopie?” albo „Czy ta osoba będzie dostępna?”, kierownik może korzystać z danych udostępnionych mu zgodnie z jego rolą.
Ma to znaczenie również dla samego działu kadrowego. Jedno pytanie o nieobecność zajmuje niewiele czasu. Jeżeli jednak firma ma wielu kierowników, a każdy z nich regularnie potrzebuje podobnych informacji, liczba zapytań szybko rośnie.
Dostęp do właściwych danych bez pośrednictwa działu kadr ogranicza tę niepotrzebną komunikację.
Pulpit Kierownika a ewidencja czasu pracy
Nieobecności są tylko jednym z elementów szerszego procesu związanego z organizacją i rozliczaniem czasu pracy. W zależności od sposobu działania firmy kierownicy mogą uczestniczyć w planowaniu, weryfikowaniu lub zatwierdzaniu informacji dotyczących pracowników. Jeżeli dane są przekazywane w osobnych arkuszach i wiadomościach, dział kadrowo-płacowy musi później zebrać je i przygotować do dalszego wykorzystania. To jeden z powodów, dla których warto patrzeć na Pulpit Kierownika nie jak na osobną funkcję, ale jako element całego środowiska kadrowego. Im wcześniej informacja trafia do uporządkowanego procesu, tym mniej ręcznej pracy potrzeba na kolejnych etapach.
Szerzej ten problem opisujemy w artykule „Ewidencja czasu pracy i nieobecności pracowników – jak uporządkować ją w jednym systemie?”. Pokazujemy w nim, dlaczego rozproszone dane dotyczące urlopów, nadgodzin i innych nieobecności utrudniają późniejsze rozliczanie czasu pracy.
Kierownik powinien podejmować decyzje, a nie szukać danych
Dostęp do informacji ma jeszcze jeden wymiar. Kierownik potrzebuje danych przede wszystkim po to, żeby na ich podstawie podejmować decyzje. Jeżeli przed każdą decyzją musi najpierw napisać wiadomość do działu kadr, poczekać na odpowiedź i dopiero wtedy wrócić do sprawy, proces niepotrzebnie się wydłuża. Podobnie wygląda sytuacja, kiedy informacje znajdują się w kilku niezależnych plikach. Teoretycznie kierownik ma dostęp do danych, ale najpierw musi je znaleźć, porównać i sprawdzić, czy nadal są aktualne. Pulpit Kierownika pozwala zmienić ten model pracy. Odpowiednie informacje mogą być dostępne w ramach rozwiązania połączonego z enova365, czyli systemem, w którym obsługiwane są procesy kadrowo-płacowe.
Dzięki temu kierownik nie musi być pośrednikiem w przepisywaniu danych ani szukać informacji w wielu miejscach. Może skoncentrować się na tym, do czego dane są mu rzeczywiście potrzebne – zarządzaniu zespołem.
Pulpit Kierownika i Pulpit Pracownika – dwa elementy jednego procesu
Największy efekt pojawia się wtedy, gdy spojrzymy na proces z perspektywy wszystkich jego uczestników. Pracownik potrzebuje możliwości załatwienia swojej sprawy. Kierownik powinien mieć możliwość wykonania działania wynikającego z jego roli. Dział kadr potrzebuje natomiast kompletnych i uporządkowanych informacji do dalszej obsługi. Dlatego Pulpit Kierownika naturalnie uzupełnia Pulpit Pracownika enova365. Pracownik może rozpocząć określony proces po swojej stronie. Jeżeli wymagana jest decyzja przełożonego, kierownik otrzymuje sprawę do obsługi. Informacja nie musi krążyć pomiędzy skrzynkami mailowymi, dokumentami i dodatkowymi zestawieniami.
O możliwościach samoobsługi po stronie pracownika piszemy szerzej w artykule „Pulpit Pracownika enova365 – co może zrobić pracownik bez kontaktu z działem kadr?”.
Dopiero zestawienie obu perspektyw dobrze pokazuje, że nie chodzi wyłącznie o wygodniejszy sposób składania wniosku. Chodzi o zmianę całego przepływu informacji pomiędzy pracownikiem, przełożonym i działem kadrowym.
Co zyskuje dział kadr dzięki Pulpitowi Kierownika?
Na pierwszy rzut oka Pulpit Kierownika jest rozwiązaniem przede wszystkim dla osób zarządzających. W praktyce może jednak odciążyć również specjalistów ds. kadr i płac. Jeżeli kierownik może samodzielnie uzyskać potrzebne informacje dotyczące swojego zespołu, nie musi pytać o nie działu HR. Jeżeli wnioski trafiają do niego zgodnie z określonym procesem, pracownik kadr nie musi ręcznie pilnować ich przekazywania. Jeżeli decyzja jest rejestrowana w systemie, nie trzeba jej później przepisywać z wiadomości e-mail. Pojedyncza czynność może oznaczać oszczędność zaledwie kilku minut. W skali całej organizacji takich czynności mogą być jednak setki. Dlatego automatyzacja procesów kadrowych powinna obejmować nie tylko działania wykonywane bezpośrednio przez dział HR. Warto sprawdzić cały przepływ informacji i zobaczyć, gdzie specjaliści kadrowi są angażowani wyłącznie dlatego, że inna osoba nie ma odpowiedniego dostępu do danych lub funkcji.
Więcej takich obszarów pokazujemy w artykule „Jak zautomatyzować kadry i płace? 7 procesów, których nie trzeba wykonywać ręcznie”.
Dostęp do informacji nie oznacza dostępu do wszystkich danych kadrowych
W przypadku systemów kadrowych bardzo ważna jest kwestia uprawnień. Kierownik potrzebuje informacji o swoim zespole, ale nie oznacza to, że powinien mieć dostęp do całej bazy kadrowej firmy. Dlatego rozwiązanie powinno być skonfigurowane zgodnie ze strukturą organizacji oraz zakresem odpowiedzialności poszczególnych użytkowników. Kierownik otrzymuje dostęp do danych i funkcji potrzebnych do wykonywania jego obowiązków. Pracownik korzysta z informacji dotyczących jego spraw. Specjaliści kadrowo-płacowi pracują natomiast w znacznie szerszym zakresie systemu. Dobrze zaprojektowane uprawnienia pozwalają więc połączyć dwie potrzeby: łatwy dostęp do informacji oraz kontrolę nad tym, kto może je zobaczyć i jakie działania może wykonać. To szczególnie istotne w większych organizacjach, w których funkcjonuje wielu kierowników, kilka poziomów zarządzania czy rozbudowana struktura działów.
Pulpit Kierownika jako element automatyzacji procesów
Sam dostęp do danych to tylko część możliwości uporządkowania pracy. W wielu organizacjach problemem są również procesy, które wymagają przekazywania zadań pomiędzy kolejnymi osobami. W takich sytuacjach znaczenie ma odpowiednie zaprojektowanie obiegu informacji. Nie każda sprawa powinna trafiać do wszystkich osób zarządzających. Nie każda decyzja wymaga udziału działu kadr. Nie każdą wiadomość trzeba ręcznie przekazywać dalej. W bardziej rozbudowanych procesach można wykorzystać także Workflow enova365, który wspiera automatyzację obiegu zadań i informacji. Warto przy tym pamiętać o jednej zasadzie: automatyzacja powinna wynikać z dobrze zaprojektowanego procesu. Najpierw trzeba określić, kto rzeczywiście powinien wykonać daną czynność, a dopiero później przenieść ten schemat do systemu.
W artykule „Nie trać czasu osób zarządzających w firmie – jak Workflow w enova365 angażuje osoby decyzyjne tylko wtedy, gdy to konieczne” pokazujemy szerzej, dlaczego osoby zarządzające powinny pojawiać się w procesie przede wszystkim wtedy, gdy rzeczywiście potrzebna jest ich decyzja.
Pulpit Kierownika enova365 w praktyce
Lista funkcji nie zawsze pokazuje, jak bardzo dane rozwiązanie może zmienić codzienną pracę. Dlatego warto zobaczyć cały proces: od działania wykonanego przez pracownika, przez obsługę po stronie kierownika, aż po wykorzystanie informacji w systemie enova365.
Przygotowaliśmy materiał wideo, w którym pokazujemy Pulpit Kierownika i Pulpit Pracownika w praktyce.
Możesz zobaczyć, jak wyglądają te rozwiązania i ocenić, czy podobny sposób organizacji procesów sprawdziłby się również w Twojej firmie.
Zapisz się i otrzymaj dostęp do filmu o Pulpicie Kierownika i Pulpicie Pracownika enova365.
Czy Pulpit Kierownika enova365 sprawdzi się w Twojej firmie?
Warto zacząć od przyjrzenia się codziennej pracy kierowników.
Jak często pytają dział kadr o nieobecności swoich pracowników? W jaki sposób otrzymują wnioski do akceptacji? Czy korzystają z dodatkowych arkuszy? Czy informacje o zespole znajdują się w jednym miejscu? Czy dział HR musi ręcznie przekazywać im dane, które już posiada w systemie?
Jeżeli odpowiedzi pokazują, że pomiędzy kierownikami a działem kadr każdego dnia krąży wiele wiadomości, plików i prostych zapytań, problemem może nie być sama liczba obowiązków. Problemem może być sposób organizacji przepływu informacji.
Pulpit Kierownika enova365 pozwala przenieść część tych działań do uporządkowanego środowiska i udostępnić osobom zarządzającym narzędzia dopasowane do ich roli.
Dzięki temu pracownik może samodzielnie rozpocząć swoją sprawę, kierownik może podjąć decyzję, a dział kadr nie musi być ręcznym pośrednikiem na każdym etapie.
Chcesz zobaczyć, jak może wyglądać taki proces? Pobierz materiał wideo o Pulpicie Pracownika i Pulpicie Kierownika enova365.
Jeśli po obejrzeniu filmu będziesz chcieć sprawdzić możliwości wdrożenia rozwiązania w swojej organizacji, skontaktuj się z MAR-KOM. Przyjrzymy się obecnemu obiegowi wniosków i informacji oraz pokażemy, jak enova365 może usprawnić współpracę pomiędzy pracownikami, kierownikami i działem kadrowym.
Zapisz się do naszego newslettera, by być na bieżąco z nowościami od enova365
Chcesz wiedzieć więcej? Czytaj na naszym blogu
Zaufali nam
