„Ile zostało mi urlopu?”, „Czy mój wniosek został zaakceptowany?”, „Gdzie znajdę mój dokument?”, „Czy mogę zmienić swoje dane?”, „Do kogo mam wysłać wniosek?”
Każde z tych pytań z osobna zajmuje działowi kadr kilka minut. Problem zaczyna się wtedy, gdy podobnych wiadomości, telefonów i próśb pojawia się kilkanaście albo kilkadziesiąt dziennie.
Przy większej liczbie pracowników dział kadrowy może poświęcać sporą część czasu na przekazywanie informacji, które znajdują się już w systemie, obsługę prostych wniosków i odpowiadanie na powtarzalne pytania. Specjaliści zamiast zajmować się zadaniami wymagającymi ich wiedzy stają się pośrednikami pomiędzy pracownikiem a informacją.
Pulpit Pracownika enova365 pozwala zmienić ten model. Daje pracownikowi dostęp do wybranych danych i funkcji związanych z jego zatrudnieniem, dzięki czemu wiele codziennych spraw może załatwić samodzielnie, bez każdorazowego kontaktowania się z działem kadr.
Nie oznacza to oczywiście, że dział HR przestaje być potrzebny. Chodzi o coś zupełnie innego: specjalista powinien być angażowany wtedy, gdy rzeczywiście potrzebna jest jego wiedza, a nie wtedy, gdy pracownik chce sprawdzić informację, do której może mieć bezpieczny dostęp w systemie.
Czym jest Pulpit Pracownika enova365?
Pulpit Pracownika jest rozwiązaniem pozwalającym pracownikowi korzystać z wybranych informacji i procesów pracowniczych bez konieczności bezpośredniej pracy w podstawowym interfejsie systemu enova365.
To ważne, ponieważ pracownik nie potrzebuje dostępu do całego systemu kadrowo-płacowego. Potrzebuje dostępu do tych informacji i funkcji, które dotyczą jego samego oraz spraw, które może załatwić samodzielnie.
W praktyce Pulpit Pracownika tworzy przestrzeń do samoobsługi pracowniczej. Zamiast pytać dział kadr o każdą informację lub przesyłać kolejne dokumenty i wnioski tradycyjnymi kanałami, pracownik może realizować dostępne dla niego czynności bezpośrednio w rozwiązaniu powiązanym z enova365.
Korzyść jest więc obustronna. Pracownik zyskuje łatwiejszy dostęp do swoich spraw, a dział kadr może ograniczyć liczbę prostych, powtarzalnych czynności.
Pracownik może samodzielnie składać wnioski
Jednym z najlepszych przykładów procesu, który nie musi rozpoczynać się od wiadomości do działu kadr, są wnioski pracownicze.
W tradycyjnym modelu pracownik zgłasza potrzebę urlopu, przekazuje informację przełożonemu albo do działu HR, następnie czeka na akceptację i często później dopytuje, czy jego wniosek został już rozpatrzony.
Przy jednej osobie nie wydaje się to dużym problemem. Przy stu pracownikach podobne sytuacje powtarzają się przez cały rok.
Pulpit Pracownika pozwala przenieść część tego procesu do systemu. Pracownik może zainicjować odpowiedni wniosek, a dalsza obsługa odbywa się zgodnie z przyjętym w organizacji procesem.
Dzięki temu dział kadr nie musi pełnić funkcji osoby, która ręcznie przekazuje informacje pomiędzy pracownikiem a przełożonym.
To dobry przykład automatyzacji, która nie polega na zastępowaniu człowieka. System po prostu przejmuje czynności organizacyjne, które wcześniej wymagały dodatkowych wiadomości, dokumentów i pilnowania kolejnych etapów.
Informacje o urlopach bez kolejnego pytania do kadr
Stan urlopu to jedna z tych informacji, o które pracownicy naturalnie pytają. Chcą wiedzieć, ile dni mają do wykorzystania i jaki jest status złożonego wniosku.
Jeżeli jedyną drogą uzyskania odpowiedzi jest kontakt z działem kadr, każde takie pytanie generuje kolejne zadanie.
Pracownik pisze wiadomość. Specjalista otwiera system, sprawdza dane, przygotowuje odpowiedź i wraca do wcześniejszego zadania. Sama czynność może zająć tylko kilka minut, ale wykonywana wielokrotnie w ciągu tygodnia zaczyna realnie wpływać na organizację pracy.
Samoobsługa pracownicza pozwala odwrócić tę sytuację. Jeżeli informacja może zostać bezpiecznie udostępniona pracownikowi w Pulpicie Pracownika enova365, nie ma potrzeby angażowania kolejnej osoby tylko po to, aby ją odczytała i przekazała dalej.
Właśnie dlatego Pulpit Pracownika warto traktować nie tylko jako dodatkową funkcję systemu, ale jako sposób na zmianę organizacji pracy pomiędzy pracownikiem a działem kadrowym.
Dostęp do własnych danych i dokumentów
Podobna zasada dotyczy informacji związanych z zatrudnieniem oraz dokumentów udostępnianych pracownikowi.
Jeżeli każda potrzeba uzyskania informacji kończy się wiadomością do działu kadr, specjalista ponownie staje się pośrednikiem. Musi odszukać odpowiednie dane lub dokument i przekazać go właściwej osobie.
Pulpit Pracownika pozwala udostępnić pracownikowi wybrane informacje dotyczące jego zatrudnienia zgodnie z zakresem przewidzianym przez organizację.
Ma to znaczenie również z perspektywy komfortu pracownika. Nie musi zastanawiać się, do kogo napisać, czekać na odpowiedź czy uzależniać dostępu do informacji od godzin pracy konkretnej osoby.
Jednocześnie dostęp może być kontrolowany zgodnie z rolą użytkownika. Pracownik nie otrzymuje dostępu do danych całej organizacji – korzysta z informacji i funkcji przeznaczonych dla niego.
Aktualizacja danych nie musi zaczynać się od wiadomości e-mail
Kolejnym przykładem są zmiany danych pracowniczych.
W wielu organizacjach proces wygląda bardzo tradycyjnie: pracownik informuje dział kadr o zmianie, a następnie specjalista musi wykonać odpowiednie czynności w systemie. Jeżeli informacja została przekazana w wiadomości, pojawia się również ryzyko jej przeoczenia albo konieczność powrotu do niej w późniejszym terminie.
Im więcej podobnych procesów funkcjonuje poza głównym systemem, tym trudniej utrzymać spójny przepływ danych.
Pulpit Pracownika pozwala część takich działań przenieść do uporządkowanego procesu. W zależności od konfiguracji rozwiązania i przyjętych zasad pracownik może uczestniczyć w aktualizacji dotyczących go informacji, a zmiany mogą podlegać odpowiedniej weryfikacji.
To szczególnie ważne w większych organizacjach. Jeśli firma zatrudnia kilkuset pracowników, nawet proste zmiany danych generują w skali roku dużą liczbę operacji administracyjnych.
Pulpit Pracownika pomaga uporządkować ewidencję czasu pracy i nieobecności
Samoobsługa pracownicza ma również znaczenie w procesach związanych z czasem pracy.
Urlopy, inne nieobecności, harmonogramy czy informacje potrzebne do późniejszych rozliczeń powinny tworzyć spójny proces, a nie funkcjonować jako niezależne wiadomości, dokumenty i arkusze.
Im więcej danych powstaje poza systemem, tym więcej pracy trzeba później wykonać, aby przygotować je do wykorzystania przez dział kadrowo-płacowy.
Dlatego w artykule „Ewidencja czasu pracy i nieobecności pracowników – jak uporządkować ją w jednym systemie?” pokazujemy szerzej, dlaczego sposób zbierania informacji ma znaczenie dla całego późniejszego procesu kadrowego.
Pulpit Pracownika może być jednym z elementów takiego uporządkowanego środowiska. Pracownik wykonuje określone czynności po swojej stronie, a dane mogą być dalej wykorzystywane w procesach obsługiwanych w enova365.
Co na tym zyskuje dział kadr?
Największą korzyścią nie jest samo przeniesienie wniosku z papieru do systemu. Znacznie ważniejsze jest ograniczenie liczby sytuacji, w których specjalista ds. kadr musi wykonywać czynność niewymagającą jego wiedzy.
Jeżeli pracownik może sam sprawdzić dostępną dla niego informację, nie musi pytać o nią kadr. Jeżeli może zainicjować wniosek w systemie, nie musi wysyłać wiadomości. Jeżeli proces akceptacji jest uporządkowany, dział HR nie musi ręcznie pilnować każdego jego etapu.
Przy kilku pracownikach różnica może być niewielka. Przy kilkudziesięciu, kilkuset lub kilku tysiącach osób każda powtarzalna czynność zaczyna mieć znaczenie.
Właśnie dlatego samoobsługa pracownicza jest jednym z obszarów, które warto przeanalizować podczas automatyzacji działu kadrowo-płacowego.
W artykule „Jak zautomatyzować kadry i płace? 7 procesów, których nie trzeba wykonywać ręcznie” pokazujemy również inne procesy, w których odpowiednio skonfigurowany system może ograniczyć liczbę ręcznie wykonywanych operacji.
A co z kierownikiem? Pulpit Pracownika to tylko część procesu
W procesach kadrowych często uczestniczą trzy strony: pracownik, jego przełożony oraz dział kadr.
Pracownik składa wniosek. Kierownik powinien podjąć decyzję. Dział kadr potrzebuje odpowiedniej informacji do dalszej obsługi procesu.
Jeżeli każda z tych osób komunikuje się za pomocą wiadomości e-mail, nawet prosta sprawa może wygenerować kilka dodatkowych czynności.
Dlatego obok Pulpitu Pracownika funkcjonuje również Pulpit Kierownika, który wspiera osoby zarządzające zespołami. Kierownik może korzystać z informacji i procesów odpowiadających jego roli, dzięki czemu również on nie musi za każdym razem zwracać się do działu kadr.
W efekcie nie automatyzujemy pojedynczej czynności, ale możemy uporządkować przepływ informacji pomiędzy trzema stronami procesu.
Jeżeli chcesz zobaczyć, jak Pulpit Pracownika i Pulpit Kierownika enova365 wyglądają w praktyce, przygotowaliśmy materiał wideo, w którym pokazujemy działanie tych rozwiązań.
Zapisz się i pobierz bezpłatny materiał o Pulpicie Pracownika i Pulpicie Kierownika enova365.
Samoobsługa pracownicza nie oznacza braku kontroli
Czasami możliwość samodzielnego wykonywania części czynności przez pracowników może budzić obawę, że dział kadr straci kontrolę nad procesami lub danymi.
Samoobsługa nie oznacza jednak dowolności.
To organizacja określa, jakie informacje i funkcje powinny być dostępne dla konkretnych użytkowników oraz jak powinien przebiegać dany proces. Jeżeli określona czynność wymaga akceptacji kierownika lub weryfikacji, można uwzględnić taki etap w sposobie działania rozwiązania.
Dzięki temu pracownik zyskuje samodzielność tam, gdzie jest ona uzasadniona, ale proces nadal przebiega według ustalonych zasad.
To podejście jest szczególnie istotne podczas automatyzacji procesów. Nie chodzi o to, żeby wyeliminować człowieka z każdego etapu. Chodzi o to, żeby angażować odpowiednią osobę wtedy, kiedy jej działanie rzeczywiście jest potrzebne.
W szerszych procesach organizacyjnych można wykorzystać również Workflow enova365, który pomaga projektować obieg zadań, informacji i decyzji zgodnie z zasadami przyjętymi w firmie.
Mniej pytań do kadr to więcej czasu na pracę wymagającą wiedzy
Dział kadrowo-płacowy nie powinien być traktowany jak wewnętrzna infolinia.
Specjaliści posiadają wiedzę, która jest potrzebna przy rozliczeniach, interpretacji przepisów, nietypowych sytuacjach pracowniczych czy kontroli poprawności danych. Jeśli dużą część dnia zajmuje im odpowiadanie na pytania, które system mógłby obsłużyć bez ich udziału, firma nie wykorzystuje efektywnie ich kompetencji.
Samoobsługa pracownicza pozwala zmienić proporcje.
Proste sprawy mogą być realizowane przez pracowników samodzielnie, natomiast dział kadr pozostaje odpowiedzialny za procesy wymagające specjalistycznej wiedzy i kontroli.
To także jeden ze sposobów ograniczania błędów. Im mniej informacji trzeba ręcznie przepisywać i przekazywać pomiędzy kolejnymi osobami, tym mniej miejsc, w których może pojawić się przypadkowa pomyłka.
Szerzej ten temat omawiamy w artykule „Błędy w naliczaniu wynagrodzeń – skąd się biorą i jak ograniczyć ich ryzyko?”.
Czy Pulpit Pracownika enova365 sprawdzi się w każdej firmie?
Największe korzyści są widoczne tam, gdzie powtarzalnych procesów jest dużo. Im większy zespół, tym większa liczba wniosków, pytań, zmian danych i spraw pracowniczych.
Nie oznacza to jednak, że rozwiązanie ma sens wyłącznie w dużych przedsiębiorstwach.
Również rozwijająca się firma może dojść do momentu, w którym dotychczasowy sposób komunikacji zaczyna utrudniać pracę. Skrzynki mailowe zastępują procesy, pracownicy nie wiedzą, gdzie szukać informacji, a dział kadr odpowiada wielokrotnie na te same pytania.
To dobry moment, żeby zastanowić się, które sprawy rzeczywiście wymagają kontaktu ze specjalistą, a które pracownik mógłby załatwić samodzielnie.
Pulpit Pracownika enova365 nie powinien być więc wdrażany tylko dlatego, że posiada określony zestaw funkcji. Najpierw warto przeanalizować sposób działania organizacji, a następnie dobrać rozwiązanie do rzeczywistych procesów.
Zobacz Pulpit Pracownika i Pulpit Kierownika enova365 w praktyce
Opis funkcji to jedno. Znacznie łatwiej ocenić przydatność rozwiązania, kiedy można zobaczyć, jak działa ono w praktyce.
Dlatego przygotowaliśmy materiał poświęcony Pulpitowi Pracownika i Pulpitowi Kierownika enova365. Pokazujemy w nim możliwości tych rozwiązań i sposób, w jaki mogą usprawnić codzienną komunikację pomiędzy pracownikami, kierownikami i działem kadrowym.
Jeżeli w Twojej firmie pracownicy regularnie pytają dział kadr o urlopy, dokumenty i podstawowe informacje, a część procesów nadal odbywa się przez e-mail lub na papierze, zobacz, jak można zorganizować je inaczej.
A jeśli po obejrzeniu materiału będziesz chcieć sprawdzić, jak takie rozwiązanie można wdrożyć w Twojej organizacji, skontaktuj się z MAR-KOM. Przyjrzymy się obecnym procesom i pokażemy, jak wykorzystać enova365, aby ograniczyć powtarzalną pracę działu kadr i dać pracownikom dostęp do tych spraw, które mogą obsługiwać samodzielnie.
Zapisz się do naszego newslettera, by być na bieżąco z nowościami od enova365
Zaufali nam
