Ewidencja czasu pracy i nieobecności pracowników - jak uporządkować ją w jednym systemie?

Urlopy w jednym miejscu, nadgodziny w drugim, harmonogramy pracy w kolejnym pliku, a informacje o nieobecnościach przekazywane mailowo. Dopóki firma zatrudnia kilka czy kilkanaście osób, taki sposób pracy może wydawać się wystarczający. Problem pojawia się wraz ze wzrostem zespołu, większą liczbą różnych harmonogramów i coraz większą ilością danych, które trzeba uwzględnić przy rozliczaniu czasu pracy.

Ewidencja czasu pracy pracowników nie powinna polegać na ciągłym zbieraniu informacji z kilku źródeł i sprawdzaniu, która wersja danych jest aktualna. Im więcej ręcznej pracy wykonuje dział kadr, tym więcej czasu zajmuje samo przygotowanie danych do rozliczenia i tym więcej miejsc, w których może pojawić się pomyłka.

Rozwiązaniem jest uporządkowanie ewidencji czasu pracy, nieobecności, urlopów i nadgodzin w jednym systemie. W enova365 dane dotyczące pracownika mogą być wykorzystywane w kolejnych procesach kadrowo-płacowych, dzięki czemu nie trzeba za każdym razem zaczynać od ręcznego kompletowania informacji.

Dlaczego ewidencja czasu pracy pracowników staje się problemem?

Sam czas pracy to tylko część informacji potrzebnych do prawidłowego rozliczenia pracownika. Trzeba uwzględnić jego harmonogram, faktycznie przepracowane godziny, urlopy, zwolnienia i inne nieobecności, a także godziny nadliczbowe czy indywidualne zmiany w organizacji czasu pracy.

Jeżeli dane pochodzą z kilku miejsc, dział kadr przed rozpoczęciem rozliczeń musi najpierw je zebrać i zweryfikować. Kierownik przesyła informację o nadgodzinach. Pracownik składa wniosek urlopowy. Informacja o zmianie harmonogramu znajduje się jeszcze gdzie indziej. Następnie ktoś musi sprawdzić, czy wszystkie dane są kompletne i czy zostały prawidłowo uwzględnione. W efekcie specjalista ds. kadr i płac poświęca czas nie tylko na samo rozliczenie, ale również na przygotowanie informacji, na podstawie których może je wykonać. Przy kilkudziesięciu lub kilkuset pracownikach problem zaczyna się skalować. Każda dodatkowa osoba to kolejne urlopy, nieobecności, zmiany harmonogramów i sytuacje wymagające uwzględnienia przy rozliczeniu.

Dlatego uporządkowanie ewidencji czasu pracy nie powinno polegać wyłącznie na zastąpieniu papierowej listy obecności arkuszem kalkulacyjnym. Chodzi o stworzenie spójnego procesu, w którym dane są rejestrowane w odpowiednim miejscu i mogą być dalej wykorzystywane bez ich wielokrotnego przepisywania.

Czas pracy, urlopy, nadgodziny i nieobecności w jednym systemie

Jedną z największych korzyści wynikających z wykorzystania systemu kadrowo-płacowego jest możliwość pracy na wspólnych danych. W module Kadry Płace enova365 można prowadzić ewidencję związaną z czasem pracy i nieobecnościami pracowników, a zgromadzone informacje są powiązane z pozostałymi danymi kadrowymi. W praktyce oznacza to, że harmonogram czasu pracy nie funkcjonuje jako niezależny arkusz, który później trzeba porównywać z innymi dokumentami. Dane dotyczące pracownika mogą być wykorzystywane w kolejnych etapach obsługi kadrowo-płacowej. Ma to szczególne znaczenie w przypadku urlopów i innych nieobecności. Jeżeli informacja o nieobecności jest elementem tego samego środowiska, nie trzeba jej ponownie przenosić z wiadomości, dokumentu czy zewnętrznego zestawienia. Podobnie wygląda sytuacja z nadgodzinami. Zamiast budować dodatkowy obieg informacji pomiędzy pracownikiem, kierownikiem i działem kadr, warto stworzyć proces, w którym dane trafiają do właściwych osób i po odpowiedniej akceptacji mogą zostać wykorzystane przy rozliczeniu czasu pracy.

Ewidencja czasu pracy a system RCP

W firmach, które korzystają z rejestratorów czasu pracy, kolejnym źródłem danych jest system RCP. Samo rejestrowanie wejścia i wyjścia pracownika nie rozwiązuje jednak całego problemu. Dane nadal trzeba odpowiednio wykorzystać w procesach kadrowych.

enova365 może współpracować z systemami Rejestracji Czasu Pracy, dzięki czemu dane z rejestratorów mogą być importowane do systemu. Ogranicza to konieczność ich ręcznego wprowadzania i pozwala połączyć informacje o rzeczywistym czasie pracy z pozostałymi danymi potrzebnymi do rozliczeń.

To istotna różnica.

Celem cyfryzacji nie powinno być posiadanie kolejnego programu, który gromadzi kolejną część informacji. Dobrze zaprojektowane rozwiązanie powinno prowadzić do tego, aby dane mogły przepływać pomiędzy wykorzystywanymi narzędziami, a pracownik działu kadr nie musiał pełnić funkcji osoby, która ręcznie je łączy.

Jak uporządkować urlopy i inne nieobecności pracowników?

Wnioski urlopowe są dobrym przykładem procesu, który w wielu firmach niepotrzebnie angażuje kilka osób. Pracownik zgłasza urlop. Kierownik musi go zaakceptować. Informacja trafia do działu kadr. Pracownik chce później wiedzieć, czy wniosek został zatwierdzony. Kierownik potrzebuje z kolei informacji, kto będzie nieobecny w określonym terminie. Jeżeli każdy z tych etapów odbywa się za pomocą osobnej wiadomości lub dokumentu, powstaje dodatkowa praca administracyjna. Znacznie lepszym rozwiązaniem jest stworzenie elektronicznego obiegu, w którym każdy uczestnik procesu wykonuje tylko to działanie, które rzeczywiście do niego należy. Pracownik składa wniosek. Kierownik podejmuje decyzję. Dział kadr otrzymuje potrzebne informacje bez konieczności ręcznego odtwarzania całej historii komunikacji. W takich procesach można wykorzystać również Workflow enova365, który pozwala porządkować obieg zadań, dokumentów i decyzji w firmie. W obszarze kadrowym może wspierać między innymi procesy związane z wnioskami pracowniczymi i ich akceptacją. Dzięki temu automatyzacja nie polega jedynie na przeniesieniu papierowego wniosku do komputera. Zmienia się cały sposób przekazywania informacji pomiędzy pracownikiem, kierownikiem i działem kadrowym.

Kierownik nie musi pytać kadr o każdą informację

Problem rozproszonych danych odczuwają nie tylko specjaliści ds. kadr i płac. Dotyczy on również osób zarządzających zespołami. Kierownik potrzebuje informacji o dostępności pracowników, urlopach czy innych nieobecnościach, żeby planować pracę swojego zespołu. Jeżeli nie ma do nich odpowiedniego dostępu, najprostszym rozwiązaniem staje się telefon lub wiadomość do działu kadr. W efekcie ta sama informacja przechodzi przez kolejną osobę, mimo że znajduje się już w systemie. Rozwiązania takie jak Pulpit Kierownika pozwalają zmienić ten model pracy. Osoba zarządzająca może otrzymać dostęp do informacji i funkcji odpowiadających jej roli, bez uzyskiwania dostępu do danych, których nie potrzebuje. Podobną zasadę można zastosować po stronie pracownika. Jeżeli może on samodzielnie sprawdzić określone informacje lub złożyć odpowiedni wniosek, nie musi za każdym razem kontaktować się z działem HR.

Dzięki temu system nie tylko gromadzi dane, ale również pomaga ograniczyć liczbę pytań, wiadomości i ręcznych czynności wykonywanych wokół tych danych.

Dlaczego jedna baza danych ma znaczenie przy rozliczaniu czasu pracy?

Największy problem pojawia się często dopiero pod koniec okresu rozliczeniowego. Wtedy okazuje się, że trzeba zestawić ze sobą harmonogram, rzeczywisty czas pracy, nadgodziny, urlopy i pozostałe nieobecności. Jeżeli każda z tych informacji znajduje się w innym miejscu, zanim rozpocznie się właściwe rozliczenie, trzeba ustalić aktualny stan danych. Kto ma najnowszą wersję pliku? Czy wszystkie zmiany zostały uwzględnione? Czy informacja przesłana przez kierownika trafiła już do kadr? Czy zaakceptowany urlop został wpisany do odpowiedniego zestawienia? Im więcej takich pytań pojawia się przed rozpoczęciem rozliczenia, tym bardziej proces zależy od ręcznej pracy. Praca na jednej, spójnej bazie danych pozwala ograniczyć ten problem. Informacje wprowadzone na wcześniejszych etapach mogą stanowić podstawę kolejnych działań w systemie. Dzięki temu zamiast wielokrotnie przepisywać te same dane, można skoncentrować się na ich poprawności i obsłudze sytuacji wymagających wiedzy specjalisty.

To właśnie ten kierunek pokazujemy również w case study firmy Codognotto Polska, w którym opisujemy, jak wdrożenie enova365 pomogło uporządkować procesy kadrowo-płacowe w dużej organizacji.

Mniej ręcznej pracy oznacza również mniejsze ryzyko błędów

Automatyzacja ewidencji czasu pracy często przedstawiana jest przede wszystkim jako sposób na oszczędność czasu. To ważna korzyść, ale nie jedyna. Każde ręczne przeniesienie informacji jest potencjalnym miejscem powstania błędu. Można wpisać niewłaściwą liczbę godzin, przeoczyć wiadomość, pracować na nieaktualnej wersji zestawienia albo nie uwzględnić zmiany, która pojawiła się już po przygotowaniu pliku. Przy pojedynczym pracowniku ryzyko może wydawać się niewielkie. Przy dużym zespole i setkach operacji wykonywanych każdego miesiąca sytuacja wygląda zupełnie inaczej. Dlatego automatyzacja procesów kadrowych powinna przede wszystkim ograniczać liczbę miejsc, w których człowiek musi ponownie wykonywać tę samą operację. Nie chodzi o wyeliminowanie specjalisty z procesu. Jego rola nadal jest kluczowa. System powinien natomiast przejąć czynności techniczne i powtarzalne, pozostawiając człowiekowi kontrolę, analizę oraz obsługę sytuacji, których nie można sprowadzić do prostego schematu.

Najpierw uporządkuj proces, później go automatyzuj

Wdrożenie nowego systemu nie rozwiąże automatycznie problemów organizacyjnych, jeżeli firma przeniesie do niego dokładnie ten sam chaotyczny sposób pracy. Jeśli wniosek urlopowy przechodzi przez pięć osób, warto najpierw sprawdzić, czy rzeczywiście wszystkie muszą brać udział w procesie. Jeśli dane dotyczące czasu pracy są wprowadzane przez kilka osób, należy określić, skąd powinny pochodzić i kto odpowiada za ich weryfikację. Dopiero po takim uporządkowaniu warto projektować automatyzację.

Więcej o takim podejściu piszemy w artykule „Jak enova365 Workflow pomaga w standaryzacji procesów w firmie?”. Standaryzacja jest szczególnie istotna tam, gdzie w jednym procesie uczestniczą pracownik, kierownik i dział kadrowo-płacowy.

Dobrze zaprojektowany system powinien jasno określać, gdzie rozpoczyna się proces, jakie informacje są potrzebne, kto podejmuje decyzję i co dzieje się z danymi później. Dopiero wtedy automatyzacja rzeczywiście upraszcza pracę zamiast cyfryzować istniejący chaos.

Ewidencja czasu pracy w enova365 – kiedy warto rozważyć zmianę?

Nie każda firma potrzebuje takiego samego rozwiązania. W niewielkim zespole prosty sposób ewidencji może przez długi czas spełniać swoją funkcję. Wraz z rozwojem organizacji warto jednak obserwować, ile dodatkowej pracy wymaga utrzymanie obecnego modelu. Sygnałem do zmiany może być sytuacja, w której dział kadr regularnie przepisuje dane z innych systemów, kierownicy przesyłają informacje o czasie pracy w osobnych plikach, wnioski i akceptacje krążą mailowo, a przed naliczeniem wynagrodzeń trzeba poświęcić dużo czasu na uzgadnianie danych. Podobnie jest wtedy, gdy pracownicy i kierownicy często zwracają się do działu HR po informacje, które mogliby sprawdzić samodzielnie, gdyby mieli odpowiednio skonfigurowany dostęp. W takiej sytuacji problemem nie musi być liczba obowiązków działu kadr. Problemem może być sposób, w jaki informacje przepływają przez organizację.

Jak uporządkować ewidencję czasu pracy pracowników z enova365?

Pierwszym krokiem nie powinien być wybór konkretnej funkcji systemu. Najpierw warto przeanalizować obecny proces. Skąd pochodzą informacje o czasie pracy? Gdzie rejestrowane są urlopy i pozostałe nieobecności? Jak zgłaszane i zatwierdzane są nadgodziny? Kto przygotowuje harmonogramy? Ile razy te same dane są przepisywane? Z jakich dodatkowych plików korzysta dział kadrowo-płacowy przed naliczeniem wynagrodzeń? Dopiero odpowiedzi na te pytania pokazują, które elementy warto uporządkować i zautomatyzować.

enova365 może połączyć ewidencję czasu pracy z szerszą obsługą kadrowo-płacową, a dzięki dodatkowym rozwiązaniom również usprawnić obieg wniosków, akceptacji i informacji pomiędzy pracownikami a osobami zarządzającymi.

W MAR-KOM nie patrzymy wyłącznie na to, jakie funkcje posiada system. Analizujemy również sposób pracy firmy, ponieważ dopiero odpowiednie dopasowanie rozwiązania pozwala wykorzystać możliwości enova365 w codziennych procesach. Jeżeli ewidencja czasu pracy pracowników w Twojej firmie oznacza dziś kilka arkuszy, wiadomości, ręczne przepisywanie danych i sprawdzanie informacji przed każdym rozliczeniem, warto przyjrzeć się temu procesowi.

Skontaktuj się z MAR-KOM. Pokażemy, jak uporządkować czas pracy, urlopy, nadgodziny i nieobecności oraz wykorzystać enova365 do stworzenia spójnego procesu kadrowo-płacowego.