Ręczne przepisywanie danych, przekazywanie wniosków urlopowych, odpowiadanie na kolejne pytania pracowników, pilnowanie akceptacji i przygotowywanie tych samych informacji dla różnych osób. W działach kadrowo-płacowych nadal wiele czasu zajmują czynności, które są powtarzalne i nie wymagają za każdym razem wiedzy oraz doświadczenia specjalisty.
Problem staje się szczególnie widoczny wraz z rozwojem firmy. Przy kilkunastu pracownikach ręczne wykonanie części zadań może jeszcze nie wydawać się dużym obciążeniem. Przy kilkudziesięciu lub kilkuset osobach każda dodatkowa wiadomość, dokument do przepisania czy ręczna akceptacja zaczynają pochłaniać kolejne godziny pracy.
Dlatego automatyzacja kadr i płac nie powinna być rozumiana jako zastępowanie specjalistów technologią. Jej celem jest coś zupełnie innego: przekazanie systemowi powtarzalnych czynności, aby pracownicy działu kadrowo-płacowego mogli poświęcić więcej czasu zadaniom, które rzeczywiście wymagają ich wiedzy.
System enova365 pozwala uporządkować wiele takich procesów i ograniczyć liczbę operacji wykonywanych ręcznie. Zobaczmy, w których obszarach automatyzacja może przynieść firmie największe korzyści.
1. Wnioski urlopowe bez papieru i wymiany wiadomości
Wyobraźmy sobie prostą sytuację. Pracownik chce wziąć kilka dni urlopu. Wysyła wiadomość do przełożonego albo składa wniosek w innej przyjętej w firmie formie. Kierownik musi go zaakceptować, informacja trafia do kadr, a następnie ktoś musi zadbać o to, aby nieobecność została prawidłowo uwzględniona.
Sam proces nie jest szczególnie skomplikowany. Problem polega na tym, że powtarza się przez cały rok i dotyczy wielu pracowników.
Dzięki rozwiązaniom enova365 obieg wniosków może odbywać się elektronicznie. Pracownik składa wniosek, odpowiednia osoba otrzymuje go do akceptacji, a informacja pozostaje w jednym środowisku. Ograniczamy w ten sposób przekazywanie tych samych danych między kilkoma osobami i zmniejszamy ryzyko, że któraś wiadomość zostanie przeoczona.
Automatyzacja może obejmować nie tylko wnioski urlopowe. Jeżeli firma chce szerzej uporządkować obieg informacji, akceptacji i zadań, warto przyjrzeć się również możliwościom modułu Workflow w enova365. Pozwala on projektować powtarzalne ścieżki procesów i ograniczać ręczne przekazywanie informacji pomiędzy kolejnymi osobami.
2. Sprawdzanie urlopów i nieobecności bez pytania działu kadr
„Ile zostało mi urlopu?”, „Czy mój wniosek został zaakceptowany?”, „Kiedy wraca osoba z mojego zespołu?” – pojedyncze pytanie zajmuje niewiele czasu. Jeśli jednak dział kadr odpowiada na podobne pytania każdego dnia, w skali miesiąca robi się z tego pokaźna liczba godzin.
Właśnie tutaj dużą rolę odgrywa samoobsługa pracownicza. Pracownik może mieć dostęp do informacji, które dotyczą jego spraw kadrowych, bez konieczności każdorazowego kontaktowania się z działem HR. Kierownik natomiast może uzyskać dostęp do danych potrzebnych do zarządzania swoim zespołem.
Zmienia się więc nie tylko sposób przekazywania informacji. Zmienia się cały model pracy. Dział kadr nie musi być pośrednikiem w każdej prostej sprawie, a pracownicy i kierownicy nie muszą czekać na odpowiedź.
To jedna z najważniejszych zasad dobrej automatyzacji procesów kadrowych: jeżeli dana osoba może bezpiecznie i samodzielnie uzyskać potrzebną informację w systemie, nie ma powodu, aby za każdym razem angażować w to kolejnego pracownika.
3. Dostęp do dokumentów i informacji kadrowych
Dokumentacja pracownicza to kolejny obszar, w którym łatwo stworzyć dużą liczbę drobnych, powtarzalnych zadań. Wysyłanie dokumentów, wyszukiwanie informacji, przekazywanie ich pracownikom czy odpowiadanie na pytania dotyczące danych znajdujących się już w systemie zabiera czas.
Cyfryzacja procesów kadrowych pozwala ograniczyć część tej pracy. Odpowiednio skonfigurowane rozwiązania enova365 mogą zapewnić użytkownikom dostęp do informacji zgodnie z ich rolą i uprawnieniami.
Nie chodzi przy tym wyłącznie o rezygnację z papieru. Znacznie ważniejsza jest zmiana sposobu organizacji pracy. Informacja nie musi przechodzić przez kilka osób, zanim dotrze do tej, która jej potrzebuje.
Dzięki temu specjalista ds. kadr może zajmować się obsługą sytuacji wymagających jego kompetencji, zamiast pełnić rolę osoby wyszukującej i przekazującej informacje dostępne już w systemie.
4. Aktualizacja danych pracowników bez wielokrotnego przepisywania
Każde ręczne przepisywanie danych tworzy dodatkowe miejsce, w którym może pojawić się pomyłka. Pracownik przekazuje informację, ktoś zapisuje ją w wiadomości lub dokumencie, następnie dane są wprowadzane do kolejnego systemu.
Im więcej takich etapów, tym większe ryzyko błędu i tym więcej czasu potrzeba na wykonanie zadania, które samo w sobie często jest bardzo proste.
Automatyzacja kadr i płac powinna więc dążyć do ograniczenia sytuacji, w których te same informacje są wielokrotnie przepisywane przez różne osoby. Dane powinny być gromadzone w uporządkowany sposób i wykorzystywane w kolejnych procesach tam, gdzie są potrzebne.
Ma to znaczenie nie tylko dla efektywności pracy działu kadrowego. Spójne dane ułatwiają również późniejsze rozliczenia, raportowanie i kontrolę informacji dotyczących zatrudnienia.
5. Akceptacje bez angażowania kierowników w każdy etap procesu
Automatyzacja procesów kadrowych nie dotyczy wyłącznie działu HR. Bardzo często w prostych sprawach niepotrzebnie angażowani są również kierownicy i inne osoby decyzyjne.
Jeżeli każda sprawa trafia do przełożonego w wiadomości e-mail, a następnie trzeba pilnować odpowiedzi i ręcznie przekazywać decyzję dalej, prosty proces zaczyna zajmować czas kilku osób.
Dobrze zaprojektowana ścieżka może określać, kto powinien otrzymać konkretną sprawę, na jakim etapie potrzebna jest akceptacja i co powinno wydarzyć się po podjęciu decyzji. Nie każda osoba zarządzająca musi uczestniczyć w każdym kroku.
Szerzej opisujemy ten problem w artykule „Nie trać czasu osób zarządzających w firmie – jak Workflow w enova365 angażuje osoby decyzyjne tylko wtedy, gdy to konieczne”.
Dobrze zaprojektowana automatyzacja nie polega więc na tym, żeby wszystkie procesy przebiegały bez udziału człowieka. Chodzi o to, żeby człowiek pojawiał się w procesie wtedy, kiedy jego decyzja, wiedza lub odpowiedzialność rzeczywiście są potrzebne.
6. Naliczanie wynagrodzeń i obsługa powtarzalnych składników płacowych
W obszarze płac dokładność ma szczególne znaczenie. Jednocześnie właśnie tutaj występuje wiele danych i czynności powtarzających się w kolejnych okresach rozliczeniowych.
System kadrowo-płacowy może wykorzystywać zgromadzone informacje dotyczące zatrudnienia, czasu pracy, nieobecności czy składników wynagrodzenia do obsługi kolejnych etapów rozliczeń. Dzięki temu ograniczana jest konieczność ręcznego przenoszenia informacji pomiędzy różnymi miejscami.
Automatyzacja nie oznacza oczywiście rezygnacji z kontroli specjalisty. Wręcz przeciwnie. Jeżeli system przejmuje część powtarzalnych operacji, pracownik działu płac może poświęcić więcej uwagi weryfikacji poprawności danych, nietypowym przypadkom i zagadnieniom wymagającym wiedzy.
Dobrze pokazuje to przykład firmy Codognotto Polska. W naszym case study dotyczącym usprawnienia procesów kadrowo-płacowych z enova365 pokazujemy praktyczne zastosowanie systemu w organizacji, w której jednym z wyzwań były właśnie procesy kadrowe i płacowe.
7. Raportowanie bez ciągłego przygotowywania kolejnych zestawień
Automatyzacja kadr i płac powinna obejmować również sposób korzystania z danych.
W wielu organizacjach wygląda to podobnie: kierownik lub zarząd potrzebuje informacji, więc zwraca się do działu kadr z prośbą o przygotowanie zestawienia. Specjalista pobiera dane, porządkuje je, przygotowuje arkusz i wysyła raport. Po kilku dniach pojawia się kolejne pytanie i cały proces zaczyna się od początku.
Warto więc zastanowić się, czy rolą działu kadr powinno być ciągłe przygotowywanie danych, czy raczej dbanie o ich poprawność i właściwą interpretację.
Odpowiednio skonfigurowany system pozwala znacznie sprawniej korzystać z informacji znajdujących się już w organizacji. Uprawnione osoby mogą mieć dostęp do potrzebnych danych bez każdorazowego angażowania specjalisty w tworzenie kolejnego zestawienia.
W większej organizacji ma to dodatkową zaletę: wraz ze wzrostem liczby pracowników nie musi proporcjonalnie rosnąć liczba ręcznych operacji wykonywanych przez dział HR.
Automatyzacja kadr i płac nie zaczyna się od automatyzacji
To może brzmieć przewrotnie, ale jednym z największych błędów jest próba automatyzowania procesu tylko dlatego, że obecnie zajmuje dużo czasu. Najpierw warto sprawdzić, dlaczego wygląda właśnie w taki sposób. Czy wszystkie jego etapy są potrzebne? Czy te same dane są wpisywane w kilku miejscach? Czy każda akceptacja ma uzasadnienie? Czy można uprościć proces, zanim zostanie przeniesiony do systemu?
Jeżeli zautomatyzujemy źle zaprojektowany proces, nadal będziemy mieli źle zaprojektowany proces – będzie jedynie wykonywany szybciej.
Dlatego przed wdrożeniem automatyzacji warto uporządkować zasady działania i określić odpowiedzialność poszczególnych osób. Więcej o takim podejściu piszemy w artykule „Jak enova365 Workflow pomaga w standaryzacji procesów w firmie?”.
Dopiero wtedy technologia zaczyna rzeczywiście pomagać. System może pilnować kolejności działań, przekazywać zadania odpowiednim osobom, wspierać obieg informacji i ograniczać konieczność ręcznej obsługi powtarzalnych czynności.
Co firma zyskuje dzięki automatyzacji procesów kadrowych?
Najbardziej widoczną korzyścią jest oczywiście oszczędność czasu, ale nie warto patrzeć na automatyzację wyłącznie przez pryzmat liczby minut potrzebnych na wykonanie konkretnej czynności.
Mniej ręcznego przepisywania danych oznacza również mniejsze ryzyko pomyłek. Elektroniczny obieg informacji pozwala ograniczyć sytuacje, w których dokument lub wiadomość czeka w skrzynce konkretnej osoby. Samoobsługa pracownicza zmniejsza liczbę prostych zapytań trafiających do działu HR, a uporządkowane ścieżki akceptacji pomagają sprawniej angażować kierowników.
W efekcie dział kadrowo-płacowy może przeznaczyć więcej czasu na zadania, w których naprawdę potrzebny jest specjalista: analizę nietypowych przypadków, kontrolę poprawności rozliczeń, interpretację zmian czy wsparcie pracowników i kadry zarządzającej.
Automatyzacja zaczyna mieć jeszcze większe znaczenie w momencie rozwoju przedsiębiorstwa. Proces, który przy 20 pracownikach można obsłużyć ręcznie, przy 200 osobach może stać się poważnym obciążeniem. Dobrze zaprojektowany system pozwala skalować organizację bez dokładania kolejnych ręcznych czynności do każdego nowego zatrudnienia, wniosku czy rozliczenia.
Jak zacząć automatyzację kadr i płac z enova365?
Nie trzeba zaczynać od automatyzowania całego działu. Znacznie lepszym rozwiązaniem jest przyjrzenie się codziennej pracy i znalezienie miejsc, w których wykonywane są powtarzalne czynności. Warto sprawdzić, jakie dane pracownicy przepisują ręcznie, które pytania najczęściej trafiają do działu kadr, ile etapów mają procesy akceptacyjne, gdzie wykorzystywane są dodatkowe arkusze oraz które informacje są przekazywane pomiędzy pracownikami za pomocą wiadomości e-mail.
To właśnie w takich miejscach najczęściej znajdują się procesy, które można uprościć lub zautomatyzować. enova365 daje możliwość połączenia wielu obszarów działania firmy w jednym środowisku, ale samo posiadanie systemu nie jest jeszcze automatyzacją. Kluczowe jest jego dopasowanie do sposobu działania konkretnej organizacji i odpowiednie zaprojektowanie procesów.
W MAR-KOM zaczynamy właśnie od tego: poznania sposobu pracy firmy i określenia, gdzie technologia może rzeczywiście odciążyć pracowników. Dopiero później dobieramy rozwiązania i konfigurujemy enova365 tak, aby wspierała codzienną pracę, zamiast dokładać kolejne czynności.
Jeśli w Twoim dziale kadr wciąż dużo czasu zajmuje przepisywanie danych, odpowiadanie na powtarzalne pytania, ręczne przekazywanie dokumentów czy pilnowanie akceptacji, warto sprawdzić, które z tych procesów można uprościć.
Skontaktuj się z MAR-KOM. Przyjrzymy się procesom kadrowo-płacowym w Twojej firmie i pokażemy, gdzie enova365 może pomóc ograniczyć ręczną pracę, uporządkować przepływ informacji i zmniejszyć ryzyko błędów.
Zapisz się do naszego newslettera, by być na bieżąco z nowościami od enova365
Chcesz wiedzieć więcej? Czytaj na naszym blogu
Zaufali nam
