Miesiąc: wrzesień 2025

Zarządzanie procesami kadrowo-płacowymi w dużych firmach logistycznych to wyzwanie, które wymaga nie tylko wiedzy, ale też odpowiednich narzędzi. Ręczne naliczanie wynagrodzeń, papierowy obieg dokumentów czy rozproszone dane to bariery, które ograniczają efektywność i narażają organizację na błędy. Przykładem firmy, która stanęła przed takimi trudnościami, jest Codognotto Polska Sp. z o.o. – część międzynarodowej grupy logistycznej Codognotto. Z pomocą ekspertów z firmy Mar-Kom wdrożono system enova365, który zrewolucjonizował sposób zarządzania kadrami i płacami.

O firmie Codognotto Polska

Codognotto Polska Sp. z o.o. to dynamicznie rozwijająca się firma logistyczna, będąca częścią międzynarodowej grupy Codognotto. Działa na polskim rynku od 2007 roku, oferując szeroki zakres usług: transport drogowy (FTL i LTL), transport morski i lotniczy, magazynowanie, przeładunek oraz obsługę celną. Dzięki oddziałom w Łodzi, Ustroniu i Zabrzu zapewnia sprawną obsługę klientów w całym kraju, jednocześnie korzystając z globalnej sieci partnerów. Jej siłą jest połączenie międzynarodowych standardów i lokalnego doświadczenia, ale wraz z rozwojem pojawiła się potrzeba cyfryzacji i automatyzacji procesów wewnętrznych.

Wyzwania i problemy przed wdrożeniem systemu enova365

Przed wdrożeniem systemu enova365 firma borykała się z wieloma wyzwaniami, które znacząco obciążały codzienną pracę działów HR, kadr, księgowości oraz administracji. Jednym z kluczowych problemów było ręczne naliczanie wynagrodzeń kierowców, w tym konieczność każdorazowego obniżania podstawy ZUS i opodatkowania w związku z pakietem mobilności. Proces ten był czasochłonny i podatny na błędy, a dodatkowo angażował pracowników w powtarzalne czynności zamiast w działania o większej wartości dodanej. Kolejnym wyzwaniem był brak spójnego obiegu informacji – dotychczasowy system nie umożliwiał importu danych z programu 4Trans, co powodowało, że informacje o dietach, wyrównaniach za pracę czy kosztach sanitariatów nie były rejestrowane w systemie, a ich obsługa odbywała się poza głównym narzędziem kadrowo-płacowym.

Trudności dotyczyły również komunikacji wewnętrznej – wnioski urlopowe były składane w formie papierowej, a paski wynagrodzeń czy deklaracje PIT i RMUA wymagały każdorazowego drukowania i dystrybucji, co generowało koszty i wydłużało proces. Brak zautomatyzowanych przypomnień o kończących się badaniach lekarskich, szkoleniach BHP czy umowach sprawiał, że obowiązki administracyjne obciążały pracowników kadr, a ryzyko przeoczenia ważnych terminów było wysokie. Również procesy związane z bankowością wymagały ręcznego logowania do systemów bankowych – eksport i import operacji odbywał się w sposób rozproszony, co ograniczało kontrolę i wydłużało czas obsługi przelewów.

Dodatkową trudność stanowił brak standaryzacji dokumentów – umowy o pracę czy inne druki przygotowywane były indywidualnie, często w różnych językach, co spowalniało proces zatrudnienia nowych pracowników. Nie istniał też zautomatyzowany mechanizm naliczania premii od kwoty netto, co utrudniało korygowanie wynagrodzeń do ustalonych poziomów. Wreszcie, migracja danych historycznych i kadrowych wymagała uporządkowania – firma posiadała rozproszone informacje w różnych programach (m.in. Gratyfikant), a przy liczbie około 180 pracowników stanowiło to realne wyzwanie organizacyjne. Wszystkie te czynniki wskazywały na pilną potrzebę wdrożenia kompleksowego, zintegrowanego rozwiązania ERP, które usprawniłoby procesy, zautomatyzowało powtarzalne zadania i zapewniło większą przejrzystość w zarządzaniu kadrami i płacami.

Proces wdrożenia systemu enova365

Proces wdrożenia systemu enova365 w firmie przebiegał etapowo i został zaplanowany w taki sposób, aby zminimalizować ryzyko zakłóceń w codziennej pracy. Kluczowym krokiem była dokładna analiza dotychczasowych procesów i potrzeb. Zidentyfikowano obszary, w których najczęściej dochodziło do opóźnień lub błędów (m.in. ręczne naliczanie pakietu mobilności, brak elektronicznego obiegu dokumentów, czy konieczność korzystania z wielu rozproszonych narzędzi). Na tej podstawie opracowano plan wdrożenia, który uwzględniał migrację danych, konfigurację modułów oraz szkolenia pracowników.

Pierwszym etapem była migracja danych kadrowych i płacowych z programu Gratyfikant oraz import historii wypłat z ostatnich 13 miesięcy, co pozwoliło na zachowanie ciągłości i wiarygodności dokumentacji. Następnie wdrożono moduły dedykowane dla specyfiki branży transportowej. Pakiet mobilności oraz Czas pracy, które umożliwiły automatyzację naliczania wynagrodzeń kierowców oraz import danych z programu 4Trans. Kolejnym krokiem było uruchomienie pulpitów pracowniczych, dzięki którym wnioski urlopowe, paski wynagrodzeń i deklaracje PIT zaczęły funkcjonować w formie elektronicznej.

Równolegle wprowadzono rozwiązania zwiększające efektywność obsługi administracyjnej: przypomnienia o badaniach lekarskich i szkoleniach BHP, elektroniczną bankowość zintegrowaną z systemem ERP oraz własne szablony dokumentów (np. umowy o pracę w różnych językach). W dalszej fazie wdrożono mechanizm naliczania premii od kwoty netto, co pozwoliło lepiej kontrolować i standaryzować proces wynagradzania kierowców. Całość uzupełniły prace nad integracją z systemem księgowym poprzez przygotowanie eksportu list płac w formacie CSV.

Proces wdrożeniowy zakończyły szkolenia z obsługi systemu enova365 – zarówno kadry HR i księgowości, jak i pracowników korzystających z pulpitów. Dzięki nim możliwe było szybkie dostosowanie się do nowych rozwiązań i pełne wykorzystanie funkcjonalności systemu. Kluczowym czynnikiem sukcesu była ścisła współpraca między zespołem wdrożeniowym a pracownikami firmy, co pozwoliło dostosować system enova365 do rzeczywistych potrzeb przedsiębiorstwa i zakończyć projekt zgodnie z harmonogramem.

Wynik wdrożenia systemu enova365

Wdrożenie systemu Enova przyniosło firmie wymierne korzyści i znacząco usprawniło codzienne procesy kadrowo-płacowe oraz administracyjne. Automatyzacja naliczania wynagrodzeń w ramach pakietu mobilności wyeliminowała ręczne obliczenia i zminimalizowała ryzyko błędów, a integracja z programem 4Trans pozwoliła sprawnie rejestrować diety, wyrównania oraz dodatki. Elektroniczne pulpity pracownicze wprowadziły nową jakość komunikacji – wnioski urlopowe, paski płacowe czy deklaracje PIT i RMUA są dostępne online, co przyspieszyło obieg dokumentów i odciążyło dział HR. Z kolei system powiadomień o badaniach lekarskich, szkoleniach BHP i kończących się umowach zwiększył kontrolę nad terminami i ograniczył ryzyko zaniedbań.

Dzięki elektronicznej bankowości możliwe stało się prowadzenie operacji finansowych bezpośrednio z poziomu ERP, a eksport list płac do programu księgowego uprościł współpracę działów. Ustandaryzowane wydruki, m.in. umowy w różnych językach, ułatwiły proces zatrudniania nowych pracowników. Mechanizm naliczania premii od netto pozwolił na przejrzyste i zgodne z ustaleniami wynagradzanie kierowców. Całość wdrożenia zwiększyła efektywność pracy, zmniejszyła obciążenie administracyjne i poprawiła komfort pracowników, którzy zyskali łatwiejszy dostęp do kluczowych dokumentów i informacji.

Podsumowanie

Wdrożenie systemu enova365 w Codognotto Polska to przykład, jak odpowiednie narzędzie może zautomatyzować skomplikowane procesy i jednocześnie zwiększyć efektywność organizacji. Profesjonalne podejście firmy Mar-Kom pozwoliło dopasować system do specyfiki branży transportowej, odpowiadając na nawet najbardziej szczegółowe oczekiwania klienta.